当工作突然爆量，如何有效率、按照紧急程度安排处理的顺序？
本文选自《OTPR敏捷工做法：拿回绩效主导权，让工作做得更快、更好、更有价值》，作者游舒帆是“商业思维学院”院长，致力于将商业思维这种能提升认知思维的重要观念与知识，推广到所有需要的人身上，将通过本文说明OTPR工做法提升行程安排效率的功用。
在深入谈OTPR工做法之前，我想先请问大家一个问题，请问“你的行程表更接近下图的哪一种？”
回答A的朋友，首先我要称赞你，你应该是一个很有计划性的人。但请紧接着思考我下一个问题：“请问在这么有计划性之下，每周的行程有多少比例是按着你的计划发生的呢？”
回答B的朋友，我要称赞你的勇气，因为你竟然可以在没有计划的情况下开始每一天，这高度依赖你的随机应变能力。但也请你回答我下一个问题：“请问每周、每月，你是否清楚自己完成了些什么？创造了什么价值？或者简单的回答我，你还记得你上个月做了什么吗？”
我相信你大概只能凭感觉来回答这个问题。
若没有使用实际数据来观察状况，容易陷入自我感觉良好的误区
相较于B的状况，A在回顾自己以往这段时间所做的事情时一定更加清晰，因为他有较多的“数据”可供参考。
曾有一位创业多年的老板告诉我：“顾问，我挑选产品的经验很多，基本上我选中的商品都会大卖。”
我问他：“真厉害，请教一下，一般来说每十个商品你会选中几个爆品（大卖的商品）呢？”
他说：“十个里面没有中九个也有八个。”
我说：“如果是这样子，那你们业绩出了什么状况，怎么会持续往下坡走？”
他认为是因为广告难投，削价竞争激烈，我告诉他：“不论你过去选品有多准，产品销量下滑是个不争的事实，而产品销量下滑也意味着爆品的比例正在降低，你知道原因吗？”
他摇摇头表示不知道，我请工程师帮忙拉出这两年来的爆品比例，发现从去年开始，平均每十件就只出现五至六件爆品，而今年更降到四至五件左右，最惨的时候，十件里甚至只有二至三件是卖得不错的。
这位老板看完数据后，不好意思的说：“原来数据早就知道，我的感觉欺骗了我。”
感觉是一个“概约的数据”，是未经整理，更新频率也不一的数据。在环境变化不大的情况下，按过去经验来假设现况，命中率可能还挺高的。然而当外部环境在变，过去经验将与现况有较大的脱节，我们必须通过其他方法来更新我们对事实的认知。
在商业环境中，我们可以依赖数据做出较精准的判断，进而优化流程或做法。而在个人工作的优化上，我们除了依赖商业数据来调整大方向外，还可以通过每周的行程表计划来持续优化我们的工作产出价值。行程表上的计划就是一种数据，这些数据记录了我们“做些什么”、“工作量如何”、“最常在什么时段做什么事”等等。
找出问题点，并使用OTPR法改善
假设想知道自己过去一个月花了多少时间在开会，经过统计后发现你有40%的上班时间都在开会。
你试着想减少自己的会议时间占比到30%，所以每周排行程时减少了二个会议，一个月后你再统计一次会议所花的时间，发现终于减少到30%的时间，这就是时间的优化。工作价值的优化，也是生活品质的优化。
OTPR工做法将运用每周的行程表作为优化标的，当我们能将每一周活得更有价值，且一周一周的进步，时间拉长来看我们一定会越来越好。
OTPR的R指的是Retrospective，也就是回顾与复盘的意思，通过查看过去这段时间哪些地方做得好与待改进的地方，让我们可以调整做法。
而周行程表的统计与查看，让我们可以在具有“数据”的情况下客观看待自己每周的行程。不过，在安排周行程时也很容易遭遇到两个比较大的问题。
第一个问题是排计划好困难，因为有时候根本不知道自己这周要做哪些事情，要完成哪些任务，以及交付哪些成果，所以就只能等待主管来安排
第二个问题是变化性太大，老板时常插单，同事常常delay他的工作影响到自己，计划有排跟没排一样。
第一个问题是排计划好困难，因为有时候根本不知道自己这周要做哪些事情，要完成哪些任务，以及交付哪些成果，所以就只能等待主管来安排
第二个问题是变化性太大，老板时常插单，同事常常delay他的工作影响到自己，计划有排跟没排一样。
而这正是OTPR工做法中的P要告诉大家的，P代表的是Project Management，我想跟大家谈论的是做计划与控计划的能力。当我们能做出妥善的计划，而且扎扎实实的执行，并妥善处理过程中每个变更（意指与计划不同的地方），如期如质将工作任务完成将不再困难。
时间有限，先做重要的事
然而，完成计划不是意味着创造价值，也不是意味着我们完成了当下最重要的事情，我们需要进一步优化时间的运用，将更重要且更有价值的事排进计划中优先处理，而非总是着眼于紧急的任务。重要而不紧急的任务在时间宽裕的状况下，我们的不给理会并不会带来太严重的危害，然而随着时间的逼近，团队所承受的压力会越来越大，而这些渐大的压力往往就是打乱工作节奏的罪魁祸首之一。积极面对，往往是较正确的做法。
所以OTPR工做法的T代表的是Time Management，也就是时间管理，我将带大家用科学化的方法去判别工作的优先级。而优先级很大一部分取决于公司与团队的目标，这就是OTPR中的O所要跟大家谈的。我们将以OKR作为工具来协助大家掌握目标设置的方法。
有了具体的目标（O），也掌握了事情的优先级（T），并运用项目管理的观念来排妥计划与掌控进度，让有价值的事情一件件被交付（P），最后通过回顾与复盘经常自我查看（R），我相信一个月后你就能感受到明显的改变，三个月后你会发现自己有长足的进步，只要半年时间你会在工作上的主控权越来越大，能创造的价值也相对具体，此时，你就真正迈入高绩效人士的行列中了。