详细列出每周计划,可顺利揪出“感觉误区”拉高工作效率!

当工作突然爆量,如何有效率、按照紧急程度安排处理的顺序?

本文选自《OTPR敏捷工做法:拿回绩效主导权,让工作做得更快、更好、更有价值》,作者游舒帆是“商业思维学院”院长,致力于将商业思维这种能提升认知思维的重要观念与知识,推广到所有需要的人身上,将通过本文说明OTPR工做法提升行程安排效率的功用。

在深入谈OTPR工做法之前,我想先请问大家一个问题,请问“你的行程表更接近下图的哪一种?”

回答A的朋友,首先我要称赞你,你应该是一个很有计划性的人。但请紧接着思考我下一个问题:“请问在这么有计划性之下,每周的行程有多少比例是按着你的计划发生的呢?”

回答B的朋友,我要称赞你的勇气,因为你竟然可以在没有计划的情况下开始每一天,这高度依赖你的随机应变能力。但也请你回答我下一个问题:“请问每周、每月,你是否清楚自己完成了些什么?创造了什么价值?或者简单的回答我,你还记得你上个月做了什么吗?”

我相信你大概只能凭感觉来回答这个问题。

若没有使用实际数据来观察状况,容易陷入自我感觉良好的误区

相较于B的状况,A在回顾自己以往这段时间所做的事情时一定更加清晰,因为他有较多的“数据”可供参考。

曾有一位创业多年的老板告诉我:“顾问,我挑选产品的经验很多,基本上我选中的商品都会大卖。”

我问他:“真厉害,请教一下,一般来说每十个商品你会选中几个爆品(大卖的商品)呢?”

他说:“十个里面没有中九个也有八个。”

我说:“如果是这样子,那你们业绩出了什么状况,怎么会持续往下坡走?”

他认为是因为广告难投,削价竞争激烈,我告诉他:“不论你过去选品有多准,产品销量下滑是个不争的事实,而产品销量下滑也意味着爆品的比例正在降低,你知道原因吗?”

他摇摇头表示不知道,我请工程师帮忙拉出这两年来的爆品比例,发现从去年开始,平均每十件就只出现五至六件爆品,而今年更降到四至五件左右,最惨的时候,十件里甚至只有二至三件是卖得不错的。

这位老板看完数据后,不好意思的说:“原来数据早就知道,我的感觉欺骗了我。”

感觉是一个“概约的数据”,是未经整理,更新频率也不一的数据。在环境变化不大的情况下,按过去经验来假设现况,命中率可能还挺高的。然而当外部环境在变,过去经验将与现况有较大的脱节,我们必须通过其他方法来更新我们对事实的认知。

在商业环境中,我们可以依赖数据做出较精准的判断,进而优化流程或做法。而在个人工作的优化上,我们除了依赖商业数据来调整大方向外,还可以通过每周的行程表计划来持续优化我们的工作产出价值。行程表上的计划就是一种数据,这些数据记录了我们“做些什么”、“工作量如何”、“最常在什么时段做什么事”等等。

找出问题点,并使用OTPR法改善

假设想知道自己过去一个月花了多少时间在开会,经过统计后发现你有40%的上班时间都在开会。

你试着想减少自己的会议时间占比到30%,所以每周排行程时减少了二个会议,一个月后你再统计一次会议所花的时间,发现终于减少到30%的时间,这就是时间的优化。工作价值的优化,也是生活品质的优化。

OTPR工做法将运用每周的行程表作为优化标的,当我们能将每一周活得更有价值,且一周一周的进步,时间拉长来看我们一定会越来越好。

OTPR的R指的是Retrospective,也就是回顾与复盘的意思,通过查看过去这段时间哪些地方做得好与待改进的地方,让我们可以调整做法。

而周行程表的统计与查看,让我们可以在具有“数据”的情况下客观看待自己每周的行程。不过,在安排周行程时也很容易遭遇到两个比较大的问题。

第一个问题是排计划好困难,因为有时候根本不知道自己这周要做哪些事情,要完成哪些任务,以及交付哪些成果,所以就只能等待主管来安排

第二个问题是变化性太大,老板时常插单,同事常常delay他的工作影响到自己,计划有排跟没排一样。

第一个问题是排计划好困难,因为有时候根本不知道自己这周要做哪些事情,要完成哪些任务,以及交付哪些成果,所以就只能等待主管来安排

第二个问题是变化性太大,老板时常插单,同事常常delay他的工作影响到自己,计划有排跟没排一样。

而这正是OTPR工做法中的P要告诉大家的,P代表的是Project Management,我想跟大家谈论的是做计划与控计划的能力。当我们能做出妥善的计划,而且扎扎实实的执行,并妥善处理过程中每个变更(意指与计划不同的地方),如期如质将工作任务完成将不再困难。

时间有限,先做重要的事

然而,完成计划不是意味着创造价值,也不是意味着我们完成了当下最重要的事情,我们需要进一步优化时间的运用,将更重要且更有价值的事排进计划中优先处理,而非总是着眼于紧急的任务。重要而不紧急的任务在时间宽裕的状况下,我们的不给理会并不会带来太严重的危害,然而随着时间的逼近,团队所承受的压力会越来越大,而这些渐大的压力往往就是打乱工作节奏的罪魁祸首之一。积极面对,往往是较正确的做法。

所以OTPR工做法的T代表的是Time Management,也就是时间管理,我将带大家用科学化的方法去判别工作的优先级。而优先级很大一部分取决于公司与团队的目标,这就是OTPR中的O所要跟大家谈的。我们将以OKR作为工具来协助大家掌握目标设置的方法。

有了具体的目标(O),也掌握了事情的优先级(T),并运用项目管理的观念来排妥计划与掌控进度,让有价值的事情一件件被交付(P),最后通过回顾与复盘经常自我查看(R),我相信一个月后你就能感受到明显的改变,三个月后你会发现自己有长足的进步,只要半年时间你会在工作上的主控权越来越大,能创造的价值也相对具体,此时,你就真正迈入高绩效人士的行列中了。

发表评论