董事会跟上企业数字转型的步伐了吗?

科技创新带来的数字转型浪潮,正在以各种方式改变企业的运营模式,董事们也越来越关注数字转型议题,但往往聚焦于新形态数字科技对企业的影响,相对很少考虑如何影响董事会本身的沟通及运行。实际上,董事会也不能豁免于数字转型浪潮,董事将有机会应用数字科技并从中获益,但也相对面临新的挑战与阻碍。

数字转型对公司董事会的影响

在公司治理的框架下,董事会的权责为指导运营策略、维护股东利益、降低运营风险等。原则上,董事会对于管理阶层会采取充分授权的“不插手”政策,但随着数字科技不断增强董事会对信息的接触,董事们有更多的机会深入参与运营层级议题,诸如战略、收购、风险、人才、信息技术甚至营销。

整体而言,数字转型正在模糊董事会与管理阶层之间的界线,从而增加彼此之间的紧张关系。以下就几项数字科技应用在董事会的议题进行探讨。

信息工具的应用──董事入口平台(board portals)的优势和挑战

董事入口平台(board portals)是将数字科技导入于董事会运行的普遍做法,通过该平台作为协助联系的媒介工具,支持董事和管理阶层间便利的传递信息。相较纸质或电子邮件传递方式,平台可设置电子文件的访问、保护及关注,增加信息的安全性和机密性。另外,董事入口平台也为董事提供了一个随时获取信息的路径,无须一直关注各种纸质或电子邮件发布的各种消息。

然而,董事入口平台也带来许多挑战。首先,不同平台在各种终端设备上的访问有所差异,例如某些平台的文件只能使用笔记本观看,但不能通过平板或手机读取,而某些平台则相反,这对于在多个董事会任职的董事来说,势必会需要转换不同设备而造成不便。

其次,各种董事入口平台并未标准化,迫使董事需要耗费额外的时间熟悉不同的平台。最后是信息安全议题,尽管董事入口平台较纸质通信更安全,但与所有线上数据库一样,都容易受到网络攻击,尤其董事多是使用私人电子邮件账号登录平台并传输文件,这可能会带来额外的网络风险。

数字通信带来的信息超载(Information overload)

虽然数字通信消除了董事们对大量纸质文件的需求,但代价是以电子形式接受更多的信息。

一般而言,董事常在有限时间内收到大量信息而需要迅速消化,因此,董事虽然对管理阶层负有监督责任,但在信息品质依赖管理阶层的情形下,董事已处于弱势地位,加上数字通信及创新科技的应用,董事们将不断收到过量信息而产生“信息超载”的情形,反而妨碍他们探究问题的根因,并可能削弱判断力。

数字通信技术可能是信息超载的最大成因,由于传输成本低廉,降低了确认及过滤信息重要性的动机,尤其当管理阶层假设董事需要研读原始资料时,更以未整理的形式提供大量信息。另一方面,数字通信也缩短了管理阶层对董事审查时间的预期,进而未给董事足够的时间浏览信息,于是,日常生活中“随时随地”的通信模式蔓延至企业界,董事被迫面对不断膨胀的信息量,而且需要快速的回应。

创新科技将如何进一步影响董事会?

人工智能、区块链、云计算应用等创新科技,将继续改变信息的产生、传输、使用和分析。

而创新科技将可协助董事会实现“资料导向式决策”(Data-Driven Decision Making,DDDM),避免依赖经验、主动或偏见,而是通过人工智能及数据分析做成决策。例如,通过人工智能关注公司的资本配置情形,协助做成预算决策;又如,应用人工智能审查产业新闻,识别特定领域的新竞争者,协助确认技术发展方向。

创新科技的发展,可能会削减董事的丰富经验对企业带来的价值,同时,若未经培训下应用创新科技,更加阻碍董事对信息的理解及认知。

董事会的下一步

针对这些议题,如第一段所述,多数董事会尚未探讨自身的数字转型,然而,董事和管理阶层双方都有责任更主动的了解数字科技如何影响他们的权责。笔者归纳几点建议:

  1. 构建专责工作小组,分析了解各种创新科技,审慎评估可能的风险和效益,寻求最符合应用于董事会需求的方案。
  2. 确定并导入适当的技术工具时,应创建完善的培训机制,协助董事成员迅速掌握及应用。
  3. 制定数字信息发布及发送的准则,确保信息量、信息品质、审阅时间,协助董事有效地完成工作。
  4. 董事会与管理层协同合作,在导入新技术的过程中,应明确定义监督与决策之间的界限。

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