编按：《12周完美领导学》两位作者剖析在管理挑战难度极高的“医界”里，平均领导资历将近10年的CEO能够屹立不摇的王道，分享他们亲身领悟到的职场智能。
无论你是不是对计算机一窍不通，都必须接受数字时代已经来临。你最好拥抱它，因为抗拒它，将会切断你和绝大多数同仁的联系。
然而，不管是数字原住民或数字移民，要面临的问题都是管理各种应接不暇的电子通信。
对于不时会分散注意力的电子邮件，我比喻它们就像一群发出嗡嗡声的蚊子，尤其如果你还使用新邮件到达发出音效时。有些领导者会由行政助理专门审查邮件，先剔除不必要的消息。
处理电子邮件的4大要点
- 删除：摆脱掉此消息。
- 确认：开会通知，或是报告一项任务已经完成。针对这些电子邮件的回应，简单的几个字就足够了，例如：完美、继续、好、是的、谢谢你、理解，或是笑脸表情符号，这也可以节省收件者的时间。
- 行动：这类电子邮件通常需要几个句子来答复，例如：请与办公室助理联系、安排一次会议。
- 文件：这种类型的电子邮件需要更多思考和更长时间来回复，例如：审查文稿、推荐信。这类的电子邮件初期可先简短回复，再“标记”后做更多的思考，或者选取“红色小旗”，为邮件加上标帜，表示你尚未做出反应；这种视觉提示会让你留意这封电子邮件尚待处理。
另外，你可以打印邮件内容，或是将它添加到“待办事项”清单中，提醒你不要忘记它。你还可以将回复先存在“草稿匣”。 碰到要回复令人不安或敏感的电子邮件，建议采取先存放在“草稿匣”的方式处理，特别有益处。
九头蛇（Hydra）是传说中有九个头的大蛇，存在于许多文化，是一种传说生物，在古希腊神话里出现最为频繁。shutterstock
避免发错信，你该注意的是⋯
电子邮件也像古希腊神话里斩去一头会生出两头的“九头蛇”（Lernaean Hydra），当你回复一封邮件，随后就会衍生出更多的邮件。想避免这种困扰，以下有几项重要建议：
没必要回复每一封邮件
有位院长明智地认为：“你不需要回答每一个问题。”可以多花时间琢磨，确保你的回复是周到的。
电子邮件是一条单行道，你不能回头
虽然邮件软件让你可以“回收”邮件，可是收件人若已接收，该邮件就会留在他们的收件箱中。有一个方法可以避免发送出思虑不周、忘记附加“文件”的电子邮件：设置“脱机工作”。
这时你发送的每一封电子邮件都会先转到“寄件匣”，但尚未发送给收件人。等到回复的邮件达十封之后，你再到“寄件匣”检查或编辑前几封暂存的邮件。确认过后再重新连接，发送全部的邮件。
电子邮件不是乒乓球
如果往返的电子邮件达到3封，请考虑针对该主题安排开会时间，或是以电话直接讨论。
电子邮件不是5级火警的大火
电子邮件的回复没有急到要在搭电梯、开车时立刻发送出去。可以排出特定的时间回应电子邮件，然后在没有电子干扰之下专心处理事情。等到你审查电子邮件时，就会惊讶很多电子邮件根本不需要回复。
电子邮件没有机密可言
不论再怎么谨慎小心，电子邮件就是公开的，永远没有机密可言。哪怕你只发送给一个人。虽然收到的邮件显示的收件人似乎只有你，但你不知道谁已列入密件副本中。因此，所有的邮件都应该当成它们好像被发布在公布栏上。
泪水永远不可能沾湿电子邮件。
乔赛‧萨拉马戈（JoséSaramago），诺贝尔文学奖得主
认清这项事实，就要谨记以下几件事：
- 绝不愤怒回应电子邮件！
- 回应有道理，且回应内容具体。
- 万一情绪真的控制不住，尽快写下你第一时间的反应，然后暂放在“草稿匣”中。放在草稿匣至少48小时，重读与修改后再发送。
- 电子邮件永远不带幽默感。因为它没有调性、无法分出细微差异，又没有肢体语言辅助，所以你的幽默感在电子邮件的几行消息中实在没有太大作用。失败的口语笑话可能成为糟糕的电子邮件。
- 在一封电子邮件中避免负面言论，称赞的言论最好用书写的，批评的话最好用说的！无论你的回应多正确，某些负面电子邮件仍会困扰你，而且理由充分的电子邮件都可能被断章取义。有位院长建议：“在发送信件之前始终要确认自己的语气是和善的，并检查每则消息的正确性。”
智能的善用数字媒体，别被操纵
现在已经是一个信息科技完全控制社会运行的年代。任何一个领导者，都应该要能够与时俱进，要能够以开放的心接纳新颖的通信及社群媒体。这种沟通方式虽然方便，但它是一刀的两刃，一不小心就会产生非常严重的副作用。
尤其是身居高位的领导者，如果网络媒体上发出一个不恰当的消息，一定会被放大解释，并且广为流传，事后完全无法减少其破坏力。
因此建议在使用网络媒体时，所有的用字遣辞应该要非常谨慎，字字斟酌。如果消息不是很急的，可以先放到草稿里面。然后每天有一个固定的时间，用平静的心来处理各种消息、邮件及社群消息。
电子邮件的往返是一门充满“眉角”的艺术，一不小心就会将此事搞砸。shutterstock
如果是很紧急的消息，需要马上回应时，那更是需要找一个安静的时刻，有时甚至要找你的幕僚一起来讨论如何回应。
现代人最大的一个困境，就是大多受网络媒体操纵。你看在街上几乎每一个人都在玩手机，习惯性玩手机已经成为现在社会普遍的一种上瘾现象。大家已经没有安静的时间来思考长远的问题。建议可以在固定的时间做回应消息及电子邮件的工作。
每天挪出一定时间，哪怕是半个小时来避开网络媒体的骚扰。任何一个领导者要养成一个好习惯，聪明且有智能的善用通信软件和社群媒体，而不是被它们操纵。
尤其是现在充斥着很多假新闻，你如果一发现有些对你的单位有负面消息时，你应该利用专门的公关单位来判断其真伪，并且要随时迅速启动危机处理机制，所谓最好的危机处理就是不让危机发生，一旦危机发生了，也要迅速把危机变成转机。