在科技业打滚30年的老鸟真心话:开会的意义,并不是讨论如何解决问题

一格一格三乘三的座位肃然排开,180个工程师形成一个长方型的战斗矩阵。平均年龄不到30岁,没有任何工程师头上有一根白发,连我都是,三年后我离开时头发已经白了一半。有如初生之犊,我们是台湾工业界的新时代,即将杀进移动通信市场,以血和汗夺取功名。

当时的团队很扁平,带兵打仗挂的最高只到经理级别。充满斗志的我们都知道未来的机会无限宽广,没有天花板限制我们的跳跃高度。体制内创新团队有富爸爸的财务支持,设备是最好的,计算机是全新的—我们是天之骄子。

不管是狮子还是羚羊,太阳升起时最好开始奔跑

四个月前,我带着研发团队到美国进行首次入网测试,大部分同仁都是第一次去美国。老板的指示很明确,在最短的时间完成任务,不计代价。战斗队型是一组人在美国北加州苗必达(Milpitas)的实验室进行测试,台湾有另一组团队负责解决美国发生的问题,利用时差,团队24小时运转。

前仆后继的胜利果实是甜美的,我们成功的完成任务,创下当时台湾产品完成手机入网的最短时间纪录。记得回台湾时疯狂的庆功宴,席开数十桌,酒无限制供应。老板开心的给每一个团队成员红包,大家干了一杯又一杯,我那天晚上醉了,怎么回到家都不知道。第二天一早,老婆问我拿回来的牛皮纸袋是怎么一回事?我打开一看,大吃一惊,上班第一件事就去找老板。

“老板,昨晚发的红包怎么分配?”

“每个人都有一包啊,那就是你的。”

老实说,现在都还觉得那是一场不可能完成的梦。那段时间会议室贴着一张非洲大草原的海报,是一头猛狮追逐羚羊的血腥画面。旁边有几行字:

在非洲大草原上,羚羊每天早上醒来时,它知道自己必须跑得比最快的狮子还快,否则就会被吃掉。狮子每天早上醒来时,它也知道自己必须追上跑得最慢的羚羊,否则就会饿死。不管是狮子还是羚羊,当太阳升起时,最好开始奔跑。

入网测试完成只是开始,考验是能顺利量产吗?焦灼感像传染病一般逐渐扩散,燃烧着团队的每一个成员。

走到白板前把白板上的数字减一,23,离老板要求的量产日还有23天。白板上还有密密麻麻的问题需要被解决,我们在跟时间赛跑。晚一天出货行不行,当然行,可是那有损我们对客户的承诺,也不是我一贯的风格。那段日子我的头发已经留得很长,暗自许下承诺,要产品出货才剪发。年轻时总是喜欢把事情搞得悲壮一些,显示义无反顾的决心。

很幼稚,极有效。

开会不是讨论如何解决问题,而是为了完成共识与同步工作节奏

周三下午三点整周会,在我们这个纪律严明的团队,开会不能迟到已经融入我们的血液,但是开始也并不是这样。一年前,该队伍刚刚拉起来,还挂在“技术研发中心”,年轻而散漫。开会你一句、我一句,议而不决,决而不行,行而不果,比较像是开发延误的批斗大会。

“开会不是讨论如何解决问题的场合,是完成共识,同步工作节奏的地方。”老板早就说得清清楚楚,明明白白。然而有原则并不代表能执行,我很快就卷入各功能山头的你来我往之中。

开会占据了我大部分的时间,每天都在处理犹如程序语言中的switch case,以及if then else。为了提升开会效率,一个共同的问题处理清单是必要的,在这个清单里包含了问题主旨、问题描述、问题现况、优先次序、影响程度等等描述。最重要的两项是处理期限与负责人。

表单有了,开会只是在完成共识与工作同步。我做过多次实验,把心中的优先次序跟团队的功能型主管核对,几乎是没有一次完全一样。如果把主管们跟工程师再比较一次,落差会更明显。你可以想象一支没有指挥,没有乐谱的乐队,人人一把号,各吹各的调是什么情景。

最后处理的方式是,我必须跟主管们未来三周的任务优先次序一致,主管们跟工程师手上最重要的三件事一致,每周三同步一次。我还替这个方式取了一个名字叫“三三三原则”。

我的的是看到问题,还能够解决问题的人

有一次,老板在开完会后,把我一个人叫到他的办公室,落地窗外是蓝色的天空,办公室干净利索,没有杂物、没有灰尘,优雅的盆栽看得出价值不菲。他只比我大几岁,掌握千亿生意的精明干练,一刀刀写在黝黑的脸上。数十年的商场搏杀,他留下一身产业的传奇,没有任何事可以瞒过他,想都别想。

他看着我的眼睛,一句一句的说:“夏研,我不是要找一个只能看到问题的人,我要的是看到问题,还能够解决问题的人。你是不是那个人?”我像肚子被捅了一刀,刀还不能拔出来。

第二次是另一次周报,新来的一个PM报到了。头发一丝不乱,白色的新外套像烫过的一样,比我小十岁。老板开口就问他,“这颗IC多少钱,交期是多久?”他几乎是不假思索的回答,数字到小数点以下第三位。他说完,老板望了我三​​秒钟。

出了会议室,跟这位新加入的同事聊到他刚才的神勇。他轻描淡写的说:“PM都要这样啊!”
“这不是采购的事吗?”
“老哥,那你怎么知道采购是不是唬你?你不知道价格,怎么cost down?”

我直接被踹到地上,趴了很久才站起来。很久没背书了,回去马上对料,把主要组件的价格记在笔记本上,还有我有限的大脑内存中。

在过去几十年的职场拼搏中,我完全了解采购在计划成败中的重要性,当时的我却还没有足够的理解。随着产品即将进入量产,始终还搞不定产品的关键零部件价格。采购不断的希望在量产前导入第二个供应商,以稳定未来供料的最佳成本,研发团队坚持要实验验证完毕才能导入量产。这是一个每个产品量产前的阵痛,PM必须能够搞定,否则无法进行备料。

问题一:导入第二供应商的时机。
问题二:导入的利弊分析(Pros & Cons)。

这是PM要站出来处理的问题。也是今天会议的冲突点。

负责采购的张煌也是资深经理,在本公司的核心产品早已证明他精打细算的能力,一开始就切入问题核心:“离量产只剩23天,RD何时才能承认second source(替代零件)?”

负责硬件开发的蔡头,刚从高级工程师升为主任工程师,来自南台湾嘉义的纯朴孩子,还是我大学的同系学弟,怯怯的说:“我们家老大说main source(主要零件)都还没测完,谈什么second source?”话很直接,也是事实,空气立即凝结。

蔡头的老大,业界称他为“雷师父”,背后称他为“雷公”,其他你自己可以想象。从来不出席这种他认为浪耗时间的周会,也不交任何测试的实验报告,可以或不可以,他完全以他30年的专业经验定夺。

张煌的修养确实有火候,慢条斯理的说:“硬件什么时候把最后的BOM(Bill of Material,产品组件清单)确定?上星期就该决定的事,今天不决定,保证量产时间一定跳票!”

PM看到的是初阶,唯有老板才能知道真实成本

在产品开发的初期,因为设计还不稳定,换料是经常发生的事,研发往往会拖到最后一刻才确认final BOM,留给采购周旋的时间极短,因此12周前长周期备料已经启动,否则量产根本不可能。

“还差几个料不确定?”老板一向没有废话。
“三个。一颗IC、两颗大电容。以首批订单数量而言,三颗总价在500美金左右。”
“是左还是右?”
“489.35美金,这是我看到的成本。”

张煌立刻到老板耳根旁说了几句话。老板听完,眉头皱都没皱,“废话(这句是台语),马上备料,下一题。”

我看到的成本?是的,作为PM,我只能看到最初阶的成本,采购能看到高端,唯有老板知道真实成本。在这场游戏中,每一个人都有自己的立场与局限。谁都没错,谁能解这个结?

第三次,在一次跟老板报告完毕之后,老板拿出一本小笔记本,一手能掌握的那种。跟我一条条review上午他跟客人开会时,客人提出来的需求。

我其实相当震惊,因为当时我也在场,可是有些内容我并没有记在我的工作清单上。会后我请问跟着老板超过十年的秘书,她嫣然一笑:“你不知道老板重要会议都带着录音笔吗?会后我会帮他整理。”

老板走路极快,每次在他身旁都要加快脚步才能跟上。搭飞机出海关他也都是旋风般的要抢第一个。喝红酒时姿态优雅,高尔夫球挥杆时极有耐性。他是一个快慢有致,极具节奏的人。从他的身上我看到了很多,学到了一点,终身受用。

这些震撼教育都是菜鸟变成老鸟的基本锻炼,环绕的都是“人”与“事”。你觉得是人的问题难呢?还是事的问题难?

先别忙着回答,还可以慢慢想。最后一定会告诉你,但是你没有自己想过,或经历过,你仍然是五谷不分的在trial and error。

老板是贵人,观察他遇到问题会如何处理

老板是你的贵人,要懂得珍惜。通常通过老板的眼睛我们可以看到另一个世界。不要常常想老板是猪,不要侮辱猪,其实猪比你我都聪明。你看过猪需要深夜加班的吗?

确实老板有时也会加班,但是应该是初一十五。跟上老板,才有可能变成自己的老板。不过老板不是那么幸福,你应该知道吧?

观察老板,看他遇到问题时如何判断、如何处理、如何善后。你可以仿真自己如果你是他,遇到这些棘手的问题如何应对,从最后的结果,可以让你学习到许多书本上没有的知识。他飞龙在天,你见龙在田,他的优点弱点你可以看得清清楚楚,伴君如伴虎,可是不入虎穴焉得虎子。