超强时间管理法,想做的事都能完成

事情都做不完了,哪有时间跟朋友吃饭了?工作太忙了,根本没时间准备英文检定跟证照……这是你心理的OS吗?总是觉得时间不够用,所以常常决不去做某件事。

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但是,许多的成功人士并非是用“因为没时间,所以没办法去做……”的减法思维来衡量时间,相反地,他们秉持的是“这个要做,那个也要做”的信念,是将时间以加法来思考的人。

来自日本东京的臼井由妃(Usui Yuki),原为连一本商管书籍都没看过的平凡家庭主妇,却因为丈夫罹癌公司的重担。但是她不只让公司负债3亿日币变成年收23亿日元的优良企业,还能每年办60场以上的演讲,出版3本以上新书。此外,还以每年一份证书的速度,取得地政士,MBA及多项博士学位。

嘀井人生版图的大跃进,来自于她高超的时间管理能力,她认为“懂得支配时间,就能拥有生活余裕与金钱”。谈到时间管理,她提出了4个提醒:

一,再忙,也是绝对不能忽略人际关系

「因为没时间,就减少与人碰面的次数」堪称在进行时间管理时的大忌。臼井强调:追根究柢,机会,时间和金钱都是由人制造而来的,所以任何事都实际上,无论是经验或新知,许多事情反而是透过与人交流才能真正学习到箇中道理。

当然,以现实面来说,我们不是整天闲闲没事做,的确无无一天到晚不停与人约见面吃饭,所以,对对碰面的人进行评估“变成是件很重要的事,而“优先和可能成为未来贵人的人士见面”或许是你应该考虑的方向。

此外,既然手边要处理的事情如此繁忙,我们更不会以专家自居,自认凡事都要自己解决。相对地,向他人请益是更有效率的方式,换句话说,就是“与其知十,不如认识十个有所知的人“。

二,与其受人督促,不如自我监督

虽然这类事情的发生,不可能完全防止,但你可以尝试采取“由自己订定时间限期”的方式,大原则在“在设定期限时,必须由他人规定的截止日往前推算“。

举例说,杂志文章的截稿日通常为每个月的15号,那么,你可以为自己订下“要提早3天完成”的期限,并向对宣告你的规划。臼井的多年经验证实,比起其他人规定的截止日期,人们会对于自己所认认的期限比较敏感,所以也比较愿意遵守自己所订的期限。

三,杜绝优柔寡断,先做再说

等我有冲劲时再说,再等我准备得完完一点……。这些都是优柔寡断者的口头禅。实际上,任何事情拖得越久,反而会变得越难处理。先做了再说“才是真正讲求效率的人的做法。在不得已的情况下,优柔寡断者会认为自己是在”准备不足的情况下,不得不开始工作“,反之,高效率工作者是采用”就算还没准备好,也要暂时先起步“的观点做事。

而在工作大约完成到60%的时候,可以停下来检视目前进度并适时修正执行计画。与其追求行动前需要万事俱备,不如边进行边修正,慢慢迈向完美。

四,小习惯生出大时间

在此,臼井特别提出了两个时间─早晨与空闲时间。因为早晨是一般工作者特别提不起劲的时段,而空闲时间则是一般人最浪费掉时间的时候。

早晨

要如何驾驭早晨?不妨谨记“一”字诀原则:

1.洽商等重要事情,在「一」早进行

人在早晨起床后3〜5小时左右,是大脑前额叶的活跃期,此时最适合进行战略思考或计画商讨等重要工作。

讨论的事,“一”早就把它解决

把非做不可却又提不起兴致处理的事情往后拖延并不会让自己更轻松,只会让自己想到就痛苦。若一早就把讨厌的事解决掉,反而能让之后的工作做起来更愉快尽兴,一整天下来,就不会因为有尚未处理的厌烦事情,而感到沉重压力及倦怠感。

空闲时间

至于空闲时间该如何规划?臼井认为,就绪突然出现了5分钟或10分钟的零碎时间,一般人通常会因为没有做事前准备,所以当下不知道该做什么,只好任由时间流逝。对此,她建立事件列出在空闲时间能做的事,制定“空闲时间表”,例如:

5分钟:

收发电子邮件和电话联系
发想宣传标语或商品名称
收集报章杂志的趋势资讯

10分钟:

写感谢状或问候卡
做体操或伸展运动
练习英语会话或查单字

如此一来,藉由事先思考“几分钟能做什么事?”即便是短暂出现的“空闲时间”,也能做最有效率的运用。